Viele digitale Vorhaben in Kommunen starten mit Fördermitteln und stehen irgendwann vor derselben Frage: Was passiert, wenn die Förderung ausläuft? Wird aus dem Pilotprojekt eine dauerhafte Lösung, oder endet mit der Förderung auch die Nutzung? Wie gut Kommunen darauf vorbereitet sind, entscheidet sich meist schon deutlich früher im Projekt, nicht erst am Ende.
Wie sich digitale Lösungen über eine Förderperiode hinaus verstetigen lassen, hängt stark von den jeweiligen Rahmenbedingungen vor Ort ab. Erfahrungen aus unterschiedlichen Kommunen zeigen jedoch eine Reihe von Ansatzpunkten, die Orientierung für eigene Vorhaben geben können. Fünf davon greifen wir im Folgenden beispielhaft auf: strategische Verankerung, die Einbindung relevanter Akteure, klare Kommunikation, technische Integration und eine frühzeitig mitgedachte Finanzierung.
1. Als strategischen Baustein verankern
Digitale Lösungen haben langfristig bessere Chancen, wenn sie nicht als Insellösung stehen bleiben, sondern an bestehende Strategien und Programme anknüpfen. Der Landkreis Sankt Wendel etwa hat seine Smart City Strategie fest im Kreisentwicklungskonzept verankert und mit laufenden Initiativen wie LEADER verzahnt. Entscheidend ist außerdem, den Ausgangszustand messbar zu erfassen, etwa über Kennzahlen zu Verwaltungsaufwand oder Klimaeffekten, damit sich später nachvollziehen lässt, welchen konkreten Mehrwert eine Lösung tatsächlich schafft.
2. Akteure frühzeitig einbinden
Ob eine Lösung im Verwaltungsalltag ankommt, hängt maßgeblich davon ab, wer von Anfang an beteiligt ist: Fachämter, Bürgermeister und Dezernate ebenso wie IT-Dienstleister, die Software bereitstellen oder den späteren Betrieb übernehmen. Die Stadt Pforzheim zeigt, wie das gelingen kann: In einem monatlichen Statusmeeting, dem sogenannten Data Hub, kommen Führungskräfte und Sachbearbeitende aus Digitalisierung, Geoinformation, Statistik, Umweltschutz und Mobilität regelmäßig zusammen. Daraus entsteht ein fester fachübergreifender Rahmen, der auch die Weiterentwicklung der kommunalen Datenstrategie unterstützt.
3. Kommunikation als Teil der Umsetzung
Feste Austauschformate und transparente Kommunikation innerhalb der Verwaltung wie gegenüber Politik und Öffentlichkeit schaffen Vertrauen und erleichtern es, auch Herausforderungen offen anzusprechen. Gerade bei komplexen digitalen Vorhaben kommt es darauf an, Nutzen und Auswirkungen verständlich zu vermitteln. Die DIPAS_stories etwa verbinden digitale Bürgerbeteiligung mit kartenbasiertem Erzählen und übersetzen Geodaten wie 3D Stadtmodelle oder Bebauungspläne in verständliche, multimediale Inhalte für Bürger.
4. In bestehende Strukturen integrieren
Damit digitale Lösungen dauerhaft genutzt werden, müssen sie von Beginn an technisch und organisatorisch an bestehende IT-Strukturen und Verwaltungsprozesse anschlussfähig sein. Dazu gehört auch, ausreichend Zeit für Einführung, Erprobung und die Einbindung der späteren Nutzer vorzusehen. Die SolingenApp zeigt beispielhaft, wie eine solche Integration aussehen kann: Sie bündelt nicht nur Informationen zu Baustellen oder Freizeitangeboten, sondern auch Verwaltungsleistungen im Sinne eines digitalen Rathauses und verknüpft unterschiedliche Angebote in einer gemeinsamen Anwendung.
5. Finanzierung frühzeitig mitdenken
Am Ende steht die Finanzierungsfrage, sie sollte jedoch nicht erst zum Ende der Förderperiode gestellt werden. Bereits während der Projektlaufzeit muss geklärt werden, welche laufenden Kosten entstehen, wer sie künftig trägt und welche Organisationsform dafür geeignet ist. Kooperationen mit kommunalen Unternehmen oder interkommunale Partnerschaften können dabei helfen, laufende Kosten auf mehrere Schultern zu verteilen. Das Südwest Cluster aus fünf Modellkommunen in Rheinland-Pfalz und dem Saarland zeigt beispielhaft, wie sich auf diese Weise etwa urbane Datenplattformen gemeinsam betreiben, warten und weiterentwickeln lassen.
Was sich aus den Beispielen ableiten lässt
Die fünf Beispiele zeigen unterschiedliche Stellschrauben, die zur Verstetigung digitaler Lösungen beitragen können. Welche davon für eine Kommune besonders relevant sind, hängt vom jeweiligen Vorhaben, den vorhandenen Strukturen und den Akteuren vor Ort ab. Gemeinsam ist ihnen jedoch, dass die Zeit nach der Förderung möglichst früh in den Blick genommen werden sollte.