In seiner neuesten Publikation der Begleitforschung zum Bundesprogramm „Modellprojekte Smart Cities“ (MPSC) beleuchtet das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR), welche Verwaltungsstrukturen und Organisationsmodelle die Umsetzung von Smart-City-Projekten erleichtern können. Die vom Deutschen Institut für Urbanistik (Difu) erarbeitete Studie „Organisation und Management in smarten Städten und Regionen. Kommunale Arbeitshilfe zu verwaltungsbezogenen Modellen für das Management von Smart-City-Vorhaben “ enthält Tipps und konkrete Beispiele, wie Smart-City-Projekte initiiert, organisiert und durchgeführt werden können.
Die Arbeitshilfe des BBSR soll vor allem Smart-City-Projektverantwortliche bei der strategischen Koordination und dem Aufbau von zielführenden Strukturen, Arbeitswegen und Austauschformaten unterstützen. Dabei werden ganz unterschiedliche Organisationsmodelle vorgestellt, um die individuellen Lösungswege der Kommunen aufzuzeigen.
Eine Herausforderung liegt beim Management von Smart-City-Projekten unter anderem in der Koordination von politisch-strategischen Entscheidungsträger:innen (beispielsweise im Stadtrat oder Amtsleitungen) und den Mitarbeiter:innen, die die Projekte konkret umsetzen. Hinzu kommt die Abstimmung mit Partnern und externen Akteuren (Stadtwerke, Vereine usw.). Für eine effektive und zielführende Zusammenarbeit muss jede Kommune eine eigene Organisationsform finden, die zu ihren Bedarfen passt.
Mit der Studie, die Vorhaben aus dem Modellprojekte-Förderprogramm sowie weiterer deutscher Kommunen untersuchte, bietet das BBSR konkrete Ideen, wo Kommunen und Smart-City-Verantwortliche für ihr Vorhaben ansetzen können. Zum Beispiel ermöglichen es spezielle Ausschüsse oder „Smart-City-Stammtische“, den Projektfortschritt im Blick zu behalten, die beteiligten Akteure regelmäßig zu informieren und so den notwendigen politischen Rückhalt zu sichern. Steuerungskreise o.ä. können Ressourcen organisieren oder als „Eskalationsinstanz“ Kompromisse ausloten, wenn es Probleme bei der Umsetzung gibt.
Eine Schlüsselposition nehmen die Smart-City-Projektmanager:innen ein. Sie sind meist für den Gesamtprozess, konkrete Maßnahmen und Ressourcen verantwortlich sowie für die Koordination von Beteiligtennetzwerken. Aufgrund ihrer zentralen Rolle werden diese oft in Form einer Stabsstelle angesiedelt – auch um die Bedeutung der Smart-City-Ansätze als Teil einer langfristigen Strategie der Kommune zu unterstreichen. Alternativ dazu sind Projektgruppen oder Digitalisierungsagenturen mögliche Organisationsformen.
Wie wichtig der regelmäßige Austausch von Politik und Smart-City-Projektverantwortlichen für den Erfolg des Vorhabens ist, zeigte sich beispielsweise in der hessischen Gemeinde Eichenzell im Kreis Fulda. Die Kleinstadt erhält als eines von 73 Modellprojekten Smart Cities Bundesfördermittel. Hier wurde im letzten Jahr ein Ausschuss für Digitales und Smart City (DSC) beauftragt , die geplanten Smart-City-Teilprojekte anhand des Bürgernutzens zu priorisieren, sodass der Gemeindevorstand diese bearbeiten kann. Dabei arbeiteten alle Fraktionen zusammen.
Unter dem Motto „Miteinander, gemeinwohlorientiert, nachhaltig und smart.“ hat sich die Smart City Eichenzell zum Ziel gesetzt, den Alltag der Eichenzeller mithilfe von digitalen Hilfsmitteln zu erleichtern und somit die Lebensqualität zu verbessern. Dabei werden die Bürger:innen aktiv in die Ausgestaltung der Projektideen miteingebunden und können beispielsweise über ein Ideenformular online Vorschläge machen.
In einer „smarten halben Stunde“ informiert das Smart-City-Team der Gemeinde derzeit alle acht Wochen über den Stand seiner Projekte. Zu den geplanten Smart-City-Maßnahmen zählt zum Beispiel eine intelligente Straßenbeleuchtung, die mit LEDs weniger Energie verbraucht und das Licht gezielt lenkt, indem es nur zu 20 Prozent leuchtet, wenn niemand in unmittelbarer Nähe ist. Eine „nachtfreundliche“ Beleuchtung kommt auch dem Sternenpark Rhön entgegen.
Mit den smarten Laternen können nicht nur Energiekosten eingespart, sondern auch Daten über den Verkehr in der Nähe sowie die Wetterverhältnisse und Luftqualität erfasst werden. So weiß die Stadt, wie hoch die Verkehrsauslastung ist, wo möglicherweise Lärmbelästigung entsteht oder ob der Räumdienst zur Schneebeseitigung ausrücken sollte. Mit dem Anschluss der Laternen an das Internet, können diese Daten mit Fahrzeugen austauschen (Stichwort autonomes Fahren) oder digitale Informationstafeln bereithalten.
Weiterhin plant Eichenzell öffentliche Mülleimer und Glascontainer mit Sensoren auszustatten. So können die Mitarbeiter:innen der Gemeinde reagieren, wenn diese drohen, überzulaufen und sie gezielt leeren. Ebenso sollen Sensoren die Gewässerpegel messen, sodass bei Starkregen rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden.
Mithilfe der Bundesfördermittel ist Eichenzell auf direktem Weg zur Smart City.